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イベント開催報告書について 鎌賀 信吉 ： 12月号
最近のイベントは、告知だけでなく会場の風景・様子をウェブサイト・SNSで公開することが一般的になってきました。参加された方が自らの参加を情報発信することにより、イベント当日を盛り上げるといった効果があります。また、準備に関わった方々へは無事開催へ漕ぎつけたこと、成功裏に完了したことを報告することができます。また、残念ながら参加できなかった方への次回参加を促すきっかけにもしたいところです。他にも、イベントに協力していただいた方・企業にも、来場者数や収益、メディア掲載などの実績を共有することは、継続的な関係づくりのために重要な発信情報です。万が一、事故が発生してしまった場合にも、ウェブサイトにおいて経緯・対応の報告を行い、再発防止策をのせるなどして、イベントならびに主催者への信頼感を損なわない取り組みも実施されています。 では、どのようなイベント開催報告書が実際に作成されているかを、今回から数回にわたり「あいちトリエンナーレ2013」を題材にご紹介したいと思います。 あいちトリエンナーレは、2010年から始まった3年に一度行われる芸術祭で、2013年は8月10日から10月27日までの79日間にわたり、名古屋地区・岡崎地区に行われた一大イベントです。 あいちトリエンナーレ実行委員会という組織が主催し、特別協力(国際交流基金)、後援(5カ国の大使館)、助成(多くの文化支援団体)そして、多くの企業から協賛・協力・会場提供を得て実行されたものです。141ページにものぼる開催報告書は、以下のような内容になっています。
ここでは、プログラム内容ごとの実績と、その分析が詳細に掲載されています。また、関係者・来場者などにアンケート・インタビューを行うことで、幅広い意識調査・分析がなされています。我々が身近で関与できる小規模のイベントにおいては予算やリソースに限りがありますが、ぜひ工夫をしながら取得して、継続的な開催に参考にしたいところです。次回は、実績情報の収集をテーマにしたいと思います。 以上
【出典】
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