PMシンポ便りコーナー
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想定外

シンポ運営リーダー 　佐藤　恭一　[プロフィール]　：12月号
　東日本大震災以降、「想定外」という言葉がマスメディアによく登場するようになりました。PMシンポジウム2013(11/21,11/22、@タワーホール船堀)開催まで一か月をきった11/30(水)、第7回運営会議の席で、もうすぐ会議も終わりという時に、私にとって「想定外」の出来事が発生しました。
　「想定外」の話の前に、PMシンポジウムについて簡単にご説明します。PMシンポジウムは一日目と二日目では構成が違います。一日目は、午前中に基調講演がありますから、来場者全員を一か所で受け付けます。午後からは7つのトラックで講演があります。また、来場者の誰もが自由にベンダーブースや懇親会に参加できます。二日目は午前午後ともに、個別のセミナー・ワークショップで構成され、来場者全員を対象としたものはありません。受付も個別になります。
　今年のシンポジウムでは新しいイベントが二つあります。一つは入会キャンペーン実施、一つはPMAJ会員活動の紹介です。二つとも、一日目だけのイベントとして企画されていました。入会キャンペーンのチラシはA4サイズで、PMAJ会員でない来場者へ受付時手渡すことで、第6回運営会議で決定されていました。PMAJ会員活動の紹介は、A0サイズ(841mmx1189mm、A4の縦横長さの4倍)のポスター三枚をベンダーブース会場に貼り、その後懇親会場へ移設する計画でした。第6回運営会議で、ポスターもA4サイズに縮小したものを作成し配布できるようにしたらどうかという提案がありましたが、議決にはいたっていませんでした。これは良い提案なので、次回(第7回)の運営会議で議決したいと思っていました。
　第7回運営会議の議題とその他の意見も終わり、最後に、ポスターをA4サイズに縮小して配布することを議題に挙げました。特に反対する人もいないだろうから、2，3分で片付くと私は思っていました。それが、私の「想定外」の出来事になり、30分以上もの議論が続く結果となってしまいました。
　想定外は一つにかぎりませんでした。最初の想定外は、A4サイズのポスター縮小版を受付でも配布したらどうか、というものです。A0サイズのポスター掲示箇所と対で考えていましたから受付で配るなど思ってもいなかったことです。他にも、入会キャンペーンと一緒にして配る。それを起点として、前回の運営会議で決定していた入会キャンペーンチラシを非PMAJ会員だけではなく来場者全員へ配布する。一日目だけではなく、二日目も両者を配布する。そうすると配布方法をどうするか。そして、入会キャンペーンとPMAJ会員活動紹介の目的や意義、関連性など。ほんの数分で片が付くと思って出した議案に対する意見が、発散しそうになりました。ホワイトボードに書き出して、どうにか収束できましたが、まさしく想定外の出来事でした。


結果として、A4サイズのチラシ配布は予定どおり(入会キャンペーンは受付で非PMAJ会員へ配布、会員活動紹介はA0サイズのポスターと対で置く)となりました。予定と違ったことは、二日目にもA4サイズのチラシを各受付の机上に置き、来場者のどなたも自由にとれるようにしようということになったことです。
　今年の新イベント二つについて、以下に述べることが不足していたと思わされました。
・ 会員活動をポスターA0サイズで紹介するという計画時点で、A4サイズに縮小し配布するという発想。
・ 入会キャンペーンと会員活動紹介を一日目だけに限定し、二日目に考えが及ばなかったこと。
　これらのことが検討されておれば、「想定外」は防げた、或いは発生しても30分以上もの時間は費やされなかっただろうと思っています。
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