大阪フォーラムコーナー
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PMフォーラム2011大阪には何人集まる？

PMフォーラム2011大阪　PM・広報担当　林　健太郎　[プロフィール]　：6月号
　このコーナーも4月にはじまり3回目になりました。今回は、広報チームリーダーとして活動してきた中でいろいろと気付いたことをお話したいと思います。
　過去2回の関西でのフォーラムで、成功と言えなかったのは「集客数」でした。1回目の神戸のときは、東京でのシンポジウムの経験を生かし「初めてのフォーラムを関西で開催する」という勢いでなんとか開催できましたが、結果は目標250人を達成できませんでした。2回目の京都のときは、前回と同規模での開催でしたが、リーマンショックとインフルエンザのダブルパンチに苦しみ、これも目標未達でした。いずれも、終わってみてから、十分な広報活動ができなかった、という反省が残りました。
そして、今回は三度目の挑戦ということもあり、会場選定時から議論を重ねた結果、大阪国際会議場で集客目標を400人に設定し、プロジェクトを立ち上げました。活動初期から「充実した広報活動をする」ことを明確に掲げて、集客作戦や広報ツールの改善を検討してきました。
　その甲斐あって、順調にプログラム内容が2月上旬に確定(予定より7日遅れ)し、後援・協賛団体と各種認定ポイントの確認を2月中旬に終えて、パンフレット、ポスター(これは今回初めて作成)の印刷を2月下旬に開始し、3月上旬には印刷物が届きました。あらかじめ検討していた、配布先への配布とホームページの公開をしようとしていた矢先に3.11がやってきました。実は私は東京出張中にあの地震に遭遇しました。すべての予定が緊急事態対応に切り替えられていく中で、奇跡的にプロジェクトチームの会合(3月12日に大阪で開催)は開催できました。(私は一晩東京の会社事務所で過ごした後、新幹線で帰阪できました。残念ながら出席予定だった田中理事長は羽田空港で足止めされ、欠席となってしまいました。)東京の協会事務局も多忙を極める中でしたが、パンフ・ポスターの配布とホームページ上での申込受付をなんとか3月25日に開始することができました。そして、ジャーナル40号にポスターを掲載していただき、会員へのメール配信も始めていただきました。充実した広報活動のための活動期間が、3か月半確保できたのです。やれやれ、一段落とほっとしたのもつかの間、広報ツールでの誤記が見つかり始めます。目を皿のようにして複数人で確認したはずなのに・・・。人間はミスをするものなのだということを再認識しましたが、関係者全員の前向きな対応に救われました。
　申込受付開始以降、東京の協会事務局から申込人数の報告をいただいています。すでに1か月半の広報活動期間を使った時点で、57名の方に申し込んでいただいていますが、出足は捗々しくありません。会場の具体的な下見を4月上旬にした結果、予算上の問題も抱える中で、何としてでも会場を満杯にすべく、以前から検討していた具体的な集客作戦を開始したところです。早割申し込み期限が6月30日ですが、なんとかそれまでに「満員御礼」の札をホームページに張り付けたいと思っています。この記事を読まれた皆さんも、是非大会プログラムを協会ホームページ  (リンクはこちら )からみていただいて、日本から世界に向けてイノベーションをおこす関西での取り組みをご自分の目で確認するために、大阪お越しください。チーム一同、お待ちしています。
以上
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