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「PMシンポジウム運営に参加して」 PMシンポ2009運営チームリーダー：萩原 幸人 [プロフィール] ：2月号
PMAJ活動への参加は、5年前のPMシンポジウムの実行委員(企画)に参加したのが最初です。きっかけは、会社からの推薦でした。以来継続してPMシンポジウム実行委員、IT-SIGメンバ活動、などに参加しています。 【運営チームスタート時点】 PMシンポジウム2009には、企画段階から参加し、続けて運営を担当しました。企画･広報活動の思いは、それぞれのリーダが既にお話しされていますので、運営に関していくつか書いてみます。運営担当としては、まず4月に運営計画書をベースに、従来の反省を踏まえてどうするか、主だった人達と討議しました。また、自分がPMシンポジウムを聴く立場ならどんな運営であったら満足するかといった観点で、他の団体のセミナーにも参加して参考にさせていただきました。参加者がPMシンポジウムに参加してよかったと思えること、主催者・参加者の思いが相互に伝わること、などが主な点であったと思います(勿論、協会側は集客状況が一番気になっていると思いますが．．．)。 【準備段階では】 PMシンポジウム申し込みの段階から当日に亘って、従来からの改善点を検討しました。会場に関する要望は、ここ何年か続けていろいろ出ていますが(場所が都心から離れている、会場が狭い、食事が不便等々)、根本的な解決策はなかなか難しく、ある意味暫定･応急処置(時間配分、喫茶・食事場所を用意するなど)で少しずつ改善しています。講演については、参加者が出来るだけ聴きたい講演に参加できるようにするということで、聴きたい講演カテゴリの部屋移動を少なくする、同一カテゴリは同一時間帯を避けるなど、さらに申込状況に合わせて講演部屋の大きさを決めるため、事務局は日々申し込み状況をチェックし、部屋割りを最適にする工夫も相談しました。また、ボランティアで当日運営に参加される人達が、スムースに運営に参加できる手順や、翌年も参加したい気持ちになるように協議もしました。準備段階から参加している実行委員と当日ボランティアの方合わせて70〜80名の役割分担・作業の流れ・お弁当の手配やら結構大変でした。講演される方達へも気持ちよく講演できるような手順や環境作りにも気配りしました。要は、ステークホルダー(参加者、講演者、協賛者、協力ベンダー、会場、協会等)への気配り･心配りを考え運営しました。勿論、イベント業者は、いろいろなノウハウをお持ちでしょうが、ボランティア運営では、試行錯誤しているのが現状ではないでしょうか。ただし、ここにきてPMシンポジウム開催のノウハウを、事務局がまとめWBSが整備されてきていますので、開催当初にくらべたら大分良くなってきていると思います。 【人との繋がり】 運営担当は、講演そのものは落ち着いて聴くことは難しいと思いますが、担当作業をうまく調整すれば聴きたい講演を聴くことも可能です。また、運営に参加した人達同士の交流する機会(準備段階の交流会、運営当日懇親会･反省会)も充分取れ、職場での悩みをいろいろな人と会話しているといった光景も見受けられました。職場では納得いかないことを、異なる会社の人の意見を聞く、職場では担務しない立場を経験するなど、いろいろな人とのコミュニケーションを図り、ひとつの目的を達成することを体験できたと思います。あらためて、PMシンポジウムプロジェクトでマネジメントを経験したと思いました。PMシンポジウムには、まだまだ新たな使命や課題が発生します。PMシンポジウム参加者からのアンケートを基に、今までの経験を活かしつつ、新しい人達にも加わって頂き、まだまだ挑戦し続けていかなければならないと思います。こういった普段の職場とは異なる環境での活動は、楽しみに繋がることが多いと思います。是非、新しい人達の参加をお待ちしています。 以上
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